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抄送定律
媒体来源: 中国媒体博克

    

抄送也有定律,这并不是让你把简单的事情复杂化,而是帮你理清思路。

文|CBN实习记者 李蓉慧 谢方珏


  一位日本员工在申请调离日本前往香港办公室之后,给日本和香港的所有同事群发了一封用日语写的邮件,盛赞日本民众积极抗灾的精神,鼓励大家再接再厉,最后说,我调去香港了。因为香港的大部分同事并不能看懂这封邮件,于是老板很体贴地把邮件翻译成英文,又群发了一遍。
  这件事听上去有点诡异,不知道那位日本员工在群发的时候只是习惯性“随手抄送”,还是的确想过那封邮件该抄送给哪些人。
  撇开这件事,其实作为公司人的你,平时也经常会想在抄送栏里添加谁的名字的问题吧?
  超额完成工作,希望老板看到;项目任务分工,想让同事都清楚知道各自的职责;和其它部门同事合作时为避免麻烦抄送给Ta的上司;想绕过不太友好的同事,找个更靠谱的“明白人”……有些念头可能只是一闪而过,不过当你下意识在抄送栏里添加上那几个名字时,它们对于你的意义往往不只是“路人甲”这么简单的。
  在咨询公司工作的项小纳在某个项目中接手了别人都不愿意做的工作,“累到吐血”。项目完成后,她写了一份总结报告发给组里的同事,也抄送给了部门主管,“虽然无所谓,但我想让他看到我的努力和能力。”
  抄送也会遇到糗事。一家跨国公司亚太区的所有员工有天收到一封安排集体培训的邮件,接着又收到一封请假邮件。后来大家才知道原来是其中一位员工在邮件里回复请病假,可是一不小心点了“回复给所有人”。之后好几天他都被许多人问:“病好了吗?”
  当然,大部分用到抄送的时候,首先想的是让团队成员都明确工作内容,保证及时沟通。其次让大家知道有问题时该找谁。最后,不排除一些私人的小想法。
  这可不是教你诈。


“我重视你的看法”
  李雯尚处于在公司的实习期。让她有点出乎意料的是,无论大小项目,同一个项目组里同事的邮件往来几乎一封不落都会抄送给她。甚至有的项目她并没有做很多事,组长也会在写给总监的汇报邮件中把她加入抄送列表。
  她觉得被抄送是一种暗示,让她接收到了“他们重视我”的信息。比起“你是受重视的”这样的话,被抄送让她真正参与到实际的项目里。除了培养工作习惯外,在实习期里她受到的团队氛围的影响也很大,以后当她面对新进的同事时,她想她也会这么做的。

 

“我们都有责任”
  田园在一家大型能源外企做行政。除了替老板订机票、酒店时会把预订信息抄送一份给老板助理,以确保不出错之外,和团队一起做大项目时她也觉得抄送很重要。尤其是在项目实施的过程中,由大家头脑风暴提出方案,她进行书面总结。抄送可以让每个人看到各自的劳动成果,也可以平摊项目方案万一出现漏洞时的责任,如果上司追究下来不用自己一人承担。

 

“我没有偷懒,你也不要偷懒”
  李希所在的是公司里核心的业务团队。由于他表现不错,有时会接到副总经理级别的管理人员指派的一些临时性工作。完成后,他也抄送给自己的直接上司。在他看来,这些虽然不是严格意义上“越级”的事,但如果没有知会上司,会使他对自己产生不信任感。万一因此没有及时完成自己手头上的事情,也会给上司造成工作效率不高的印象。
  他还会运用抄送的监督功能。比如发邮件给财务部新来的同事申请经费,同时抄送给其主管,隐含的意思就是:你上司也知道这件事了,快点干吧。

 


王勇华
丹尼斯克(中国)投资有限公司 人力资源经理
C=CBNweekly
W=王勇华

 

C:公司人该如何看待抄送这件事?
W:抄送其实涉及的是写件人,发送人和抄送人三者之间的关系。简单来说,抄送的目的主要分为两种,一种是知会,就是让自己的同事或者上司了解工作情况。另一种是寻求帮助,希望抄送对象给自己的工作出一些主意,做一些评论。

 

C:抄送可以引起对方重视吗?
W:在一定程度上可以,但需要注意的是,抄送相对于直接发送本身,约束力会小很多。抄送会给对方产生“我”可以答复也可以不答的印象。如果公司人想通过抄送来引起上司的重视,自己心里应该掂量一下抄送的事情本身是否足够敏感,能否引起重视。其实,直接发送邮件或者走到对方办公桌前进行面对面的交流,效果会更好。

 

C:涉及到团队合作时,建议公司人怎么做?
W:团队合作方面,最常遇见的问题可能是:是否把团队成员之间交流的邮件抄送给上司。这个问题其实是需要具体情况具体分析的。如果团队交流的邮件是比较中性的,也就是大家都达成了一致意见,让上司知道一个最终的结果,这种情况下的抄送没有问题。但如果两人的邮件是在进行一个问题的争论,那么这个时候是否抄送上司就需要考量了。
邮件抄送,其实考虑的是对公司中不同角色的影响。关键还是培养自己在职场中对人际关系的敏感度。比如与其它部门同事交流的邮件,是抄送给自己的上司还是对方的上司,就需要在不同环境下判断。不管要抄送给谁,最终目的都是把工作做好。

 

C:需要避免哪些不恰当的做法?
W:公司人有可能忽略的一个问题是“滥用抄送”。在工作中,大可不必把每个细节都抄送给自己的上司,这很有可能会给对方造成负担。在抄送之前先进行判断,这其实也是体现自己执行力和判断力的一种方式。


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